第一章 总则

      第一条 为了加强学校的档案工作，提高档案的管理水平，充分发掘和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《天津市档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案实体分类法》等法律法规，结合学校实际，制定本规定。

      第二条 学校档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及各种形态和载体的历史记录。

      第三条 档案是学校发展的历史记录和宝贵财富，档案工作是学校建设与发展的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度工作计划，纳入学校各项管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。

      第四条 按照集中统一管理的原则，学校档案由档案馆统一管理，以达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

      第五条 学校各归档单位和个人应当遵守本规定，承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章 管理体制及机构职责

      第六条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的业务机构。档案馆接受天津市档案局及教育系统档案管理部门的业务指导、监督和检查。

      学校设立档案工作委员会。档案工作委员会是学校校长领导下的档案工作协调议事机构。

      第七条 档案工作委员会的组成与职责

      （一）档案工作委员会由主管档案工作的校领导和有关职能处室及档案馆主要负责人组成。档案工作委员会设主任一人，副主任一人，秘书长一人。档案工作委员会的办公室设在档案馆。

      （二）档案工作委员会职责

      1、贯彻执行党和国家档案工作的有关法律、法规和方针政策；

      2、组织开展有关档案法律、法规的宣传工作；

      3、审议学校档案工作的长远发展计划、年度工作计划、工作总结；

      4、讨论、审订学校档案工作的规章制度；

      5、负责对学校各单位档案工作进行监督、检查、考核和奖罚；

      6、负责档案密级、保管期限调整以及待销毁档案的审定工作；

      7、协助上级档案行政管理部门或司法机关调查处理本校违反档案法律法规的案件。

      第八条 档案馆的职责

      1、负责制定全校档案工作规划和年度工作计划，组织协调全校各部门（单位）的档案收集、整理工作，对各部门（单位）的档案工作进行指导和督查；

      2、负责制定全校档案工作规章制度并组织实施，履行依法治档职责；

      3、负责接收、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校档案及有关资料；

      4、负责档案编研工作和信息开发交流工作，积极开发档案信息资源，发挥档案的信息资源作用；

      5、负责档案的开发和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务；

      6、负责学校兼职档案工作人员的业务培训和业务指导工作；

      7、负责档案安全工作；

      8、围绕学校中心工作，完成学校交办的其他任务。

      第九条 学校各职能处室、直属单位等归档单位，要确定一名负责人分管本单位的档案工作。各单位要根据实际情况配备兼职档案工作人员，做好本单位档案的收集、整理、移交工作。

第三章 经费、库房、设备

      第十条 学校档案馆的建设列入学校基本建设规划，并充分考虑学校的发展规模、档案的增加数量及现代化管理的需要，合理安排符合档案管理要求的专用库房，配备必要的档案管理装具、设备和现代化管理设施。

      档案工作所需经费列入学校年度财务预算，专款专用。

第四章 文件材料的形成与归档

      第十一条 建立、完善归档制度，将档案管理工作纳入各级主管档案工作的领导、专兼职档案工作人员的岗位责任制,纳入教学、科研和管理人员的职责范围。每项重要工作完成后,都要有完整、准确、系统的材料归档。

      第十二条 各部门的各项工作与档案工作应做到“四同步”管理，即：布置、检查、总结、验收某项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作相关事宜。

      第十三条 学校实行职能部门（直属单位、科研机构）立卷制度。机关各处级建制的部门均属立卷单位，根据职能分工，负责对各学院及其下属机构的档案资料统一立卷，负责立卷材料的积累、成卷、归档。档案馆按归档单位接收档案。

      第十四条 归档范围

      根据《高等学校档案实体分类法》及学校档案工作实际情况，全校归档材料分为十一大类：

      （一）党政管理类：主要包括学校党务、行政、组织、宣传、统战、纪检、学工、保卫、离退休、人事、审计、后勤、团委、档案等工作产生的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （二）教学类：主要包括学校教学管理、教学研究和教学实践等活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （三）科研类：主要包括学校在科研管理、科学研究和科研开发等实践活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （四）产品生产类：主要包括学校下属单位在设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （五）基本建设类：主要包括学校基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （六）仪器设备类：主要包括属于学校固定资产的各种国产、进口的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部工作中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （七）出版物类：主要包括学校已纳入国家正式出版登记的学报、杂志、校刊等出版物的审稿单、原稿、样本等。

      （八）外事类：主要包括学校外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      （九）财会类：主要包括学校财会管理和财会活动中形的有保存价值的文件材料。

      （十）声像类：主要包括学校各项活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

      （十一）个人成果类：主要是反映学校的知名专家、学者在教学、科研、管理等活动中所取得成果的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

      第十五条 归档要求

      （一）各部门立卷过程中，立卷责任人应按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，按照便于利用

的要求进行整理组卷，编写页号或件号，使用档案管理系统录入档案信息，导出归档文件目录或卷内文件目录，填写备考表，报部门主管领导审核签字后，统一移交档案馆。双方交接时，填写移交目录，并签字盖章。

      （二）归档的文件材料应质地优良，同类材料应格式一致，书绘装订工整，字迹图像清晰，符合有关规定和标准要求。

      归档的文件材料原则上要求必须是原件。文件材料禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。

      第十六条 归档时间

      （一）党政档案按公元年度，在次年六月底前完成归档。

      （二）教学档案按教学年度，在次年暑假前完成归档。

      （三）科研、基建项目和产品项目等专题性、成套性档案，在项目完成或鉴定后下一个公元年六月底前完成归档。

      （四）财会档案按公元年度，在财务处保存三年后归档。

      第十七条 学校教职工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料，须向档案馆移交，集中管理。个人成果的文件材料按照我校《天津理工大学个人成果档案管理细则》的要求办理存档。

      对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，可向档案馆提出申请，档案馆通过征集、代管等多种形式进行存档管理。对向档案馆捐赠档案的个人，学校以适当方式予以奖励。

第五章 档案管理

      第十八条 档案馆对收进档案，按照规定的分类方法进行统一分类、编目、排架。

      第十九条 按照《天津理工大学档案保密管理细则》，对馆藏档案实行密级保管。

      第二十条 档案库房要严格管理，切实做好防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等“八防”工作。

      第二十一条 档案保管期限分为永久、长期、短期、30年、10 年，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

      第二十二条 对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

      第二十三条 建立和健全库房管理制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患及时向领导汇报解决。

      第二十四条 做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第六章 档案的鉴定和销毁

      第二十五条 档案鉴定和销毁工作由档案工作委员会及其办公室负责，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见。对待销毁的档案写出鉴定报告，经学校主管领导签字后销毁。

      第二十六条 销毁档案应登记造册，履行批准手续，销毁现场要有两名监销人员。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

第七章 档案的开放利用

      第二十七条 随着档案管理工作的不断完善，档案馆将逐步向全校及社会开放，允许查阅开放性档案。在档案馆查阅档案应遵循下列规定：

      （一）外单位人员或我校毕业生，须持有单位介绍信或本人毕业证、学位证、身份证查阅；

      （二）凡利用馆藏档案，均应按规定办理手续，填写《查阅档案登记簿》；

      （三）各归档单位确因工作需要必须借出档案，应履行借阅手续，并及时归还。归还时发现损坏或丢失，应依据《档案管理违法违纪行为处分规定》处理。

      第二十八条 查阅尚未开放的档案或查阅涉及未公开的技术档案，须经学校主管领导批准。查阅涉及重大问题或党和国家机密的档案，必须经党委主要负责同志批准。

      第二十九条 档案馆应为查阅这提供便利和必要的检索工具。

第八章 档案的编研与学术研究

      第三十条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，适时编辑出版有关资料。档案馆参加学校信息网络建设，不断提高档案工作的信息化水平。

      第三十一条 档案馆对编纂的各种汇编资料要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

      第三十二条 档案馆应积极组织本校档案学术理论研究，参加档案系统的学术活动。

第九章 考核、奖励和处罚

      第三十三条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度。学校档案工作委员会将不定期地对各归档单位的档案管理工作情况进行检查、考核，对档案工作优秀的单位和个人给予表彰。

      第三十四条 学校档案工作委员会依据《档案管理违法违纪行为处分规定》，对于有档案管理违法违纪行为的单位或该单位负责人和直接责任人员提出处分意见，并报请学校批准，违法的交由司法机关处理。

第十章 附则

      第三十五条 本规定由档案馆负责解释。

      第三十六条 本规定自颁布之日起施行。2005 年12 月21 日印发的《天津理工大学档案管理规定》（津理工档案〔2005〕1 号）同时废止。